Die Vertriebs- und Marketingteams eines global agierenden Unternehmens aus der Elektronik-Branche halten jedes Jahr ein internationales EMEA Meeting ab. Im Rahmen der Veranstaltung werden in Plenarsitzungen und Workshops neue Produkte präsentiert und Geschäftsstrategien besprochen. Unterschiedliche Rahmenveranstaltungen ergänzen das Meeting und bieten Möglichkeiten zum flexiblen kommunikativen Austausch. Darüber hinaus werden die erfolgreichsten Geschäftsstrategien des vergangenen Jahres bei einer feierlichen Awardzeremonie gewürdigt.

Andere Zeiten, verlangen neue Wege

Was bisher Jahr für Jahr in verschiedenen EMEA Regionen mit großem Anklang rund 250 Manager für 2,5 Tage zusammenführte, war 2020 aufgrund von Corona nicht möglich. Die Bedeutung der Veranstaltung ist für das Unternehmen jedoch so entscheidend, dass eine generelle Absage verworfen wurde. Neue Optionen mussten unter den gegebenen Umständen geprüft und diskutiert werden. Das Ergebnis war das erste Hybrid-Event in der Unternehmensgeschichte. Dabei sollten nicht nur die ursprünglich eingeladenen 250 Teilnehmer am neuen Eventtypus teilnehmen, sondern auch für weitere Mitarbeiter und Kunden interessante Teilinhalte zur Verfügung gestellt werden. Innerhalb von 2 Monaten entwickelte ein Projektteam aus Unternehmens- und Agenturvertretern eine umfassende und vernetzte Konzeption, die es erlaubte die Inhalte der geplanten Präsenzveranstaltung strukturiert und dem neuen Eventmodus angepasst, zu integrieren. Darüber hinaus war es der Unternehmensleitung wichtig, unter Einhaltung der allgemeinen Hygieneregeln und Vorsichtsmaßnahmen, das Event nicht nur online zu fahren, sondern in Teilaspekten auch als Präsenzveranstaltung zu realisieren. Die Chancen der Digitalisierung sollten zudem genutzt werden, die Teilnehmer verstärkt interaktiv einzubinden und aktuelle Meinungen direkt visuell anschaulich darzustellen.

Eine neue Kombination: Digitale Präsenz

Die Gesamtkoordination und -moderation wurde gemeinsam von einem Moderator und der Geschäftsführung vorgenommen, die das Event von der Unternehmenszentrale aus steuerten. Die Leitung und Moderation der unterschiedlichen Workshops fanden dezentral statt. Durch einzelne Niederlassungen wurden u.a. neue Produkte vorgestellt und spannende Sachthemen zur Diskussion angeboten. Die Strategie der regionsübergreifenden Aufgabenverteilung erhöhte das Engagement und die Motivation der Niederlassungen und der Teilnehmer spürbar. Zum Event trafen sich die Teilnehmer in den einzelnen Länderniederlassungen. Die jeweiligen Niederlassungsleiter agierten dabei als örtlicher Koordinator und Moderator. In jeder Niederlassung wurde eine großzügig angelegte Eventzone errichtet, die den aktuellen Hygienevorschriften entsprach. Ziel war es eine ausgewogene Aufteilung von gemeinsamen Meetingparts und individuellen Elementen zu schaffen. So wurden z.B. in der Eventzone die Plenarsitzungen auf Leinwände übertragen und die Lunches zusammen vorgenommen. Für die Workshops (individuelle Anmeldung) nutzten die Teilnehmer wiederum ihre jeweiligen Arbeitsplätzen und PCs.

Aktive Einbindung der Teilnehmer erhöht die Aufmerksamkeit

Die aktive Einbindung von Interaktionsmodulen im Rahmen des Events, boten hervorragende Chancen zahlreiche Inhalte in neuer Form darzulegen sowie Meinungen und Stimmungen der Teilnehmer unmittelbar in das Event einfließen zu lassen. Dabei wurde darauf geachtet ungefähr alle 30 Minuten die Teilnehmer durch Interaktionsmodule aktiv einzubinden, z.B. über Systeme via Mobiltelefon. Die Aufmerksamkeitsrate und die Konzentration sowie Motivation der Mitarbeiter konnten dadurch signifikant erhöht werden. Am Abend des ersten Tages bildete die Awardzeremonie den Abschluss. Der zweite Tag begann mit einer Zusammenfassung der bisherigen Arbeitsergebnisse und führte die Aufteilung von Plenarsituationen und Workshops fort. Alle Teilnehmer nahmen dann an einer umfassenden Feedbackumfrage zu Inhalten, aber auch zum neuen Eventformat, teil. Die Ergebnisse dieser Umfrage wurden noch am selben Tag im Rahmen der Abschlusspräsentation von der Geschäftsführung vorgestellt. Mit überwältigenden Ergebnis, fand das erste Hybrid-Event eine fast durchgängig positive Beurteilung. Die Teilnehmer hoben besonders hervor, dass die Mischung zwischen Präsentationsphasen und aktiver Integration eine hohe Motivation förderte und das Gefühl vermittelte sich positiv in das Event einbringen zu können. Die neuen Form der Visualisierungen wurden ebenfalls gelobt. Arbeitsergebnisse oder Meinungen konnten so kurz, knapp und nachvollziehbar dargestellt werden. Das es trotz Corona gelang ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen, war allen Beteiligten sehr wichtig. Die Mixtur aus Präsenzevent in den Niederlassungen und Onlinesessions, bot hier den richtigen Ansatz.

Hybrid-Events werden fester Bestandteil des Live-Marketing

Insgesamt wurde deutlich, dass Hybrid-Events das Potential besitzen wertvoller Teil des Live-Marketing zu sein. In einer Situation ohne Corona, ist der kommunikative Austausch eines Live-Events, einem Hybrid-Event nach Meinung der meisten Teilnehmer jedoch signifikant übrigen. Der lockere und unkomplizierte Austausch zwischen den Teilnehmern, kann bei einem digitalen Event nicht in der selben Form vollzogen werden, wie beim Präsenzevent. Durch die positiven Erfahrungen motiviert, soll die Thematik Hybrid-Event zukünftig aber als wertige Option in die Live-Marketing-Strategie des Unternehmens Einzug erhalten.